退職を決意したら、会社に提出するのが「退職届」です。しかし、退職届の正しい書き方やマナーを知らないまま提出してしまうと、受理されなかったり、印象を悪くしてしまうこともあります。この記事では、退職届の書き方をテンプレートと例文つきでわかりやすく解説し、封筒の選び方や提出のタイミング・マナーまで詳しくご紹介します。
退職届と退職願の違い｜どちらを出すべき？
まず押さえておきたいのが、「退職届」と「退職願」の違いです。名前は似ていますが、法的な意味合いが異なります。
| 比較項目 | 退職届 | 退職願 |
|---|---|---|
| 意味 | 退職を通告する書類 | 退職をお願いする書類 |
| 撤回の可否 | 原則として撤回不可 | 会社が承認するまでは撤回可能 |
| 使うタイミング | 退職が確定した後 | 退職の意思を最初に伝えるとき |
| 一般的な使い分け | 会社から指示された場合に提出 | 自己都合退職で最初に提出するのが一般的 |
多くの会社では、まず「退職願」を提出して上司と話し合い、退職日が決まってから「退職届」を提出するという流れが一般的です。ただし、会社によっては退職届のみで対応する場合もあるため、就業規則を確認しましょう。
退職届の書き方｜手書きのフォーマット
退職届は縦書き・手書きで作成するのが一般的です。以下のフォーマットに沿って書きましょう。
退職届の基本構成
- 1行目：「退職届」と中央に大きめに書く
- 2行目：本文の書き出し。下部に「私儀（わたくしぎ）」と小さく書く
- 3行目以降：退職理由と退職日を記載する
- 日付：退職届を提出する年月日
- 所属部署・氏名：正式な部署名とフルネーム、押印（認印で可）
- 宛名：会社の代表者名（社長名）を最も大きな文字で書く
退職届の例文（テンプレート）
以下が一般的な退職届の例文です。
――――――――――――――――
退職届
私儀
このたび、一身上の都合により、令和○年○月○日をもちまして退職いたしたく、ここにお届けいたします。
令和○年○月○日
○○部○○課 ○○○○ ㊞
株式会社○○○○
代表取締役社長 ○○○○ 殿
――――――――――――――――
退職願の例文（参考）
退職願の場合は、文末の表現が異なります。
「このたび、一身上の都合により、令和○年○月○日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」
退職届が「お届けいたします」という通告の表現であるのに対し、退職願は「お願い申し上げます」というお伺いの表現になる点が違いです。
退職届を書くときの注意点
退職理由は「一身上の都合」でOK
自己都合退職の場合、退職理由は「一身上の都合により」と書くのがマナーです。具体的な理由（転職、結婚、体調不良など）を書く必要はありません。会社都合（リストラなど）の場合は「一身上の都合」とは書かず、事実に即した表現にしましょう。
手書きとパソコン、どちらで作成すべき？
一般的には手書きが丁寧とされ、好まれる場合が多いです。ただし、近年ではパソコンでの作成を認める会社も増えています。迷った場合は、上司や人事に確認するのが確実です。パソコンで作成する場合も、署名の部分は自筆で書くのがマナーです。
使用する用紙とペン
- 用紙：白の無地便箋（B5サイズが一般的）。罫線入りでも可
- ペン：黒のボールペンまたは万年筆。消えるボールペン（フリクションなど）は不可
- 修正：修正液・修正テープは使用不可。間違えたら書き直す
封筒の選び方と書き方
封筒の種類
退職届を入れる封筒は、白の無地封筒（郵便番号欄なし）を使用します。茶封筒はビジネス文書向きではないため避けましょう。
- サイズ：長形4号（B5の便箋を三つ折りにして入るサイズ）が一般的
- 色：白無地（二重封筒が望ましい）
- 郵便番号枠：なしのものを選ぶ
封筒の表書き・裏書き
- 表面：中央に「退職届」と記載する
- 裏面：左下に所属部署名と氏名を記載する
- 封：のり付けして「〆」と書くのが正式なマナー
退職届の折り方
退職届は三つ折りにして封筒に入れます。折り方は以下のとおりです。
- 用紙の下側3分の1を上に折る
- 上側3分の1をかぶせるように下に折る
- 封筒に入れるとき、右上が封筒の裏面（自分の名前側）の上部にくるように入れる
退職届の提出タイミングとマナー
提出の流れ
退職届の提出は、以下のステップで進めるのがスムーズです。
- ステップ1：直属の上司に口頭で退職の意思を伝える（いきなり書面を渡さない）
- ステップ2：上司と退職日を相談して決定する
- ステップ3：退職届（または退職願）を作成し、上司に手渡しで提出する
- ステップ4：引き継ぎや挨拶回りを行う
提出時期の目安
法律上は退職日の2週間前までに意思表示すれば退職可能ですが、実際には1〜2か月前に申し出るのがマナーとされています。会社の就業規則で「退職の○か月前までに届け出ること」と定められている場合もあるため、事前に確認しましょう。
提出時のマナー
- 直属の上司に最初に伝える：同僚や他部署に先に話すのはマナー違反
- 個室で伝える：周囲に聞こえない場所で話すのがベター
- 感謝の気持ちを伝える：「お世話になりました」という言葉を添える
- 退職理由は簡潔に：会社への不満は言わず、「一身上の都合」や「新しい挑戦をしたい」など前向きな表現にする
まとめ
退職届の書き方と提出マナーのポイントをあらためて整理します。
- 退職届と退職願の違い：退職届は「通告」、退職願は「お願い」。まず退職願を出し、退職確定後に退職届を出すのが一般的
- 書き方：縦書き・手書きが基本。退職理由は「一身上の都合」で、黒のボールペンか万年筆を使用
- 封筒：白の無地封筒（長形4号）に三つ折りで入れ、表面に「退職届」と記載
- 提出：直属の上司にまず口頭で伝え、1〜2か月前に申し出るのがマナー
退職は人生の大きな節目です。正しいマナーで手続きを進めることで、円満退社につなげましょう。次のステップに気持ちよく進むためにも、丁寧な対応を心がけてください。
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